Wellbeing online w AstraZeneca Pharma Poland
Pod hasłem „Odkryj swoją wewnętrzną siłę” w firmie AstraZeneca Pharma Poland wdrożony został program wellbeingu prowadzony całkowicie online. W ramach projektu odbywają się webinary, organizowane są konsultacje i cykliczne zajęcia, których celem jest poprawa samopoczucia psychicznego i fizycznego pracowników. Jakie korzyści odnoszą pracownicy i organizacja z wdrożenia takiego programu?
Program wellbeingu online w AstraZeneca został uruchomiony w styczniu 2021 r. Przygotowania były prowadzone już od września ubiegłego roku pod kierunkiem firmy Prodialog, będącej liderem corporate wellness w Polsce. We współpracy z zespołem SHE (Safety Health & Environment) i działem HR w AstraZeneca firma Prodialog zaprojektowała program realizowany online z wykorzystaniem własnego innowacyjnego narzędzia – Centrum Usług Wellbeingowych. Inicjatywa wpisuje się w strategię personalną firmy AstraZeneca.
Na poziomie globalnym ustalone zostały ramy programu, które następnie są realizowane lokalnie w na podstawie konkretnych potrzeb i oczekiwań zatrudnionych tam osób. Tak też było w przypadku Polski.
– Program „Odkryj Swoją Wewnętrzną Siłę” został przygotowany specjalnie dla polskiej spółki. Wsłuchaliśmy się w potrzeby naszych pracowników i mając duże wsparcie ze strony kadry zarządczej AstraZeneca Pharma Poland (Site Leadership Team), uruchomiliśmy program na początku tego roku. Wellbeing ma dla nas wielkie znaczenie, ponieważ jest on elementem naszej strategii zarządzania kadrami – podkreśla Agnieszka Bulik, dyrektor HR odpowiedzialna za relacje pracownicze i obszar SHE (Safety Health & Environment) w AstraZeneca Pharma Poland.
W firmie od lat realizowane są inicjatywy mające na celu stworzenie najlepszego miejsca pracy oraz podejmowane są decyzje i działania, które pozwalają pracownikom rozwinąć ich potencjał. Covid-19 nie okazał się przeszkodą.
– Możemy wręcz powiedzieć, że pandemia stała się dla nas swoistą szansą. Szansą na przyspieszenie edukacji w zakresie mental wellbeing, a zatem na wprowadzenie różnorodnych działań, które zbudują odporność i świadomość naszych pracowników. Naszym głównym celem biznesowym jest dostarczanie leków zmieniających życie pacjentów (life-changing medicines), nasi pracownicy natomiast potrzebują przestrzeni do rozwoju swojego potencjału. Zależy nam na pokazaniu im, że mają realny wpływ na swoje życie zarówno w obszarze zawodowym, jak i prywatnym. Te dwa światy się przenikają i nie można myśleć o budowaniu wellbeingowej organizacji, nie dostrzegając tego związku – wskazuje Katarzyna Ochman, ekspert w obszarze SHE (Safety Health & Environment) w AstraZeneca Pharma Poland.
Program wellbeingu online jest przeznaczony dla wszystkich pracowników firmy. Ma na celu:
• realne i skuteczne wsparcie ludzi w budowaniu własnej psychicznej i fizycznej odporności,
• wyposażenie pracowników w narzędzia pozwalające im m.in. na radzenie sobie ze stresem i emocjami, na autoregenerację w czasach zmiennej rzeczywistości,
• program przygotowuje grunt pod przyszłe działania wellbeingowe w AstraZeneca w Polsce.
Program został tak zaplanowany, aby każdy pracownik – bez względu na wiek, indywidualne potrzeby czy obecne stanowisko i etap kariery – odnalazł dla siebie wartościowe informacje.
– Mocną stroną naszej firmy jest otwarta kultura organizacyjna (speak-up culture). Pracownicy chętnie mówią o swoich oczekiwaniach i potrzebach. W taki sam sposób funkcjonują menedżerowie wobec swoich przełożonych i dzięki temu kierownictwo spółki ma realny obraz potrzeb i nastrojów w firmie. Transparentność w komunikacji stanowi znakomitą podstawę do budowania programu wellbeingowego – dodaje Agnieszka Bulik.
AstraZeneca i Prodialog przyjęły wspólne założenie, że komunikacja wewnętrzna, skupiona zwłaszcza na zaprezentowaniu celów programu i wszystkich działań prowadzonych w ramach tej inicjatywy, ma ogromne znaczenie w sukcesie przedsięwzięcia. Najpierw jednak trzeba było zdiagnozować potrzeby pracowników, aby zaprojektować odpowiednie działania.
– Kluczem do sukcesu naszych programów wellbeingowych jest zawsze dostosowanie ich do realnych potrzeb pracownika, zrozumienie potrzeb organizacji i poszukanie zbioru wspólnego. Dlatego i ten projekt zaczęliśmy od sesji mentoringowo-konsultingowych dla zespołu SHE, stanowiących wsparcie w opracowaniu długofalowej, zgodnej z kulturą i wartościami firmy polityki wellbeingowej. Niezwykle istotnym elementem tej pracy było stworzenie spójnej strategii komunikacyjnej zorientowanej na pracownika – jego korzyści i język do niego dostosowany. Jak się okazało, właśnie ta komunikacja była jednym z najważniejszych czynników sukcesu – mówi Beata Dyraga, prezes Grupy Prodialog.
Od początku też ogromne znaczenie w przygotowaniu i wdrożeniu programu miał fakt, że zarząd firmy AstraZeneca w Polsce oraz najwyższa kadra menedżerska w pełni popierali ideę i planowane działania w zakresie poprawy samopoczucia psychicznego i fizycznego pracowników.
– W opracowanie koncepcji programu zaangażowany był dyrektor działu HR, jego wdrażaniem, dopracowywaniem detali koncepcji i komunikacji zajęły się: Monika Mastalerz, Katarzyna Ochman oraz ja. Nasza rola była istotna ze względu na pasję, z jaką podchodzimy do tematyki wellbeingu, a pełne poparcie ze strony zarządu naszej firmy zdecydowało o sukcesie tego projektu – mówi Agnieszka Bulik.
W skład programu weszły takie działania, jak: autorskie wykłady, indywidualne konsultacje dla pracowników, praktyczne warsztaty oraz zajęcia cykliczne, jak np. „Reset umysłowy”, prowadzone w ramach Klubu Nawyków, w czasie których uczestnicy mogli nauczyć się, w jaki sposób oczyścić umysł i podejść do kolejnych zadań ze świeżą głową.
– Odpowiadaliśmy za opracowanie całego projektu, napisanie wszystkich programów aktywności na podstawie analizy potrzeb firmy oraz zapewniliśmy naszych wysokiej klasy trenerów i psychologów. Ponadto dostosowaliśmy platformę na potrzeby AstraZeneca, a podczas całego procesu realizacji monitorowaliśmy jakość, statystyki i zapewniliśmy wsparcie technologiczne – wyjaśnia Beata Dyraga.
Przykładowe zagadnienia i tematy, jakie podejmowane były w formie różnego rodzaju aktywności, dotyczyły odporności psychicznej w czasach zmian i niepewności, radzenia sobie ze stresem, budowania dobrostanu rodziny, pracy zdalnej czy skuteczności osobistej. W ramach programu odbywały się też konsultacje psychologiczne (life coaching) i rodzicielskie.
Treść programu była elastycznie przygotowywana przez ekspertów Prodialogu wspólnie z zespołem SHE. Dzięki temu można było na bieżąco odpowiadać na potrzeby odbiorców, a co za tym idzie – zapewniać frekwencję w działaniach, jakie były zaoferowane pracownikom.
– Program został zbudowany na trzech głównych filarach: inspirujące webinary, praktyczne zajęcia budujące nawyki oraz konsultacje. Równolegle odbywały się także cykliczne spotkania z kadrą zarządzającą dla wszystkich pracowników, konsultacje indywidualne z ergonomii oraz ćwiczenia ergonomiczne online prowadzone przez naszą koleżankę z zespołu SHE – Sandrę Radecką – opowiada Agnieszka Bulik. Wśród podejmowanych zagadnień w programie były też takie, które dotyczyły neuroróżnorodności i zrównoważonego rozwoju.
Program został wdrożony dzięki Centrum Usług Wellbeingowych (CUW), które Prodialog zbudował jeszcze przed pandemią.
– To zaawansowana technologicznie platforma pozwalająca na zarządzanie wellbeingiem hybrydowym, łączącym świat online z offline. Dzięki niej realizujemy pojedyncze, jak i bardzo złożone programy dla średnich i wielotysięcznych organizacji. Dlatego realizacja programu „Odkryj swoją wewnętrzną siłę” odbyła się bez zakłóceń, chociaż wymagała od nas bezwzględnego, stałego monitorowania projektu również w kwestii wsparcia technicznego – mówi Beata Dyraga.
CUW jest rodzajem platformy, która raz zainstalowana w firmie z biegiem czasu może być wypełniana treściami dostosowanymi do zmieniających się potrzeb organizacji oraz pracowników. Na platformie został więc umieszczony specjalnie opracowany dla firmy AstraZeneca program „Odkryj swoją wewnętrzną siłę” i wbudowane są funkcjonalności, które pozwalają bardzo elastycznie dostosować treść programu do zmieniających się warunków, na przykład tzw. pigułki wiedzy w formie filmów, ćwiczeń czy porad. Dodatkowo dostępny jest specjalny panel dla działu HR umożliwiający stały monitoring danych, statystyk i raportów.
CUW wyróżnia prostota i intuicyjność. Każdy użytkownik może w dowolnym momencie zalogować się na platformie i zapisać się na wykład, warsztat czy konsultacje. Warto zauważyć, że system zapisów został tak zaprojektowany, aby wgląd działu HR ograniczył się wyłącznie do monitorowania liczby chętnych, a nie samych danych osobowych. Dzięki temu pracownicy mają poczucie anonimowości i bezpieczeństwa, co przekłada się na ich zaangażowanie i zwiększa chęć faktycznego korzystania z konsultacji.
– Z uwagi na fakt, że program wellbeingowy jest inicjatywą, która odgrywa w naszej organizacji bardzo ważną rolę, nie było barier w jego wprowadzeniu. Wszystko działo się naturalnie. Najważniejsze dla nas było pokazanie pracownikom, że pomimo trudnej sytuacji związanej z pandemią, wciąż wiele – jeśli nie wszystko – leży w ich rękach. To oni mają realny wpływ na swój osobisty wellbeing. To oni mogą stworzyć sobie takie warunki pracy i taką przestrzeń mentalną, aby móc odnaleźć się w nowych warunkach i bezpiecznie pracować i żyć – podkreśla Katarzyna Ochman.
Jak w każdym projekcie, tak i w przypadku tego realizowanego w AstraZeneca, osobnym zagadnieniem są wyzwania, z jakimi muszą mierzyć się realizatorzy.
– Największym dla nas wyzwaniem podczas przygotowywania programu był czas. Wiedziałyśmy, że planowanie to najważniejsza faza projektu, stąd duża liczba godzin poświęcona na opracowanie zakresu programu oraz komunikacji. Było to realne wyzwanie, gdyż nasz zespół (wdrażający program wellbeingowy) był jednocześnie bardzo zaangażowany w działania związane z samą pandemią – mówi Katarzyna Ochman.
Okazało się również, że wyzwaniem jest szerokie spektrum możliwości, jakie można zaproponować pracownikom, aby zainspirować ich do zadbania o swoje samopoczucie.
– W naszej firmie mamy niezwykle różnorodny zespół (zarówno pod względem narodowości, wieku czy pełnionych funkcji) i tym samym bardzo różnorodne potrzeby i oczekiwania naszych pracowników – co również stanowiło wyzwanie – dodaje Katarzyna Ochman.
W związku z sytuacją pandemiczną zapadła decyzja, by inicjatywę zrealizować tylko online.
– Przygotowanie dobrego programu prowadzonego zdalnie wymaga doskonałego zrozumienia specyfiki narzędzi online. Druga sprawa to mnogość informacji i fakt, że ludzie dużo czasu spędzają przed ekranami komputerów, dlatego trzeba było odpowiedzieć sobie na pytanie, jak wzbudzić zainteresowanie i zbudować zaangażowanie uczestników. Należało również dostosować program do rzeczywistych potrzeb i wreszcie przygotować spójną strategię komunikacji – wyjaśnia Beata Dyraga.
Program miał charakter pilotażowy, jednak już po kilku miesiącach od jego uruchomienia pojawiły się efekty.
– Widzimy, że traktowanie sfery mentalnej jako naturalnej części naszego życia i mającej wpływ także na naszą pracę podnosi zaangażowanie pracowników. Otwarcie mówimy o dostępnych konsultacjach coachingowo-terapeutycznych, organizujemy webinary poświęcone szeroko rozumianej tematyce wellbingowej, zachęcamy pracowników do odpoczynku, treningu uważności, zajęć sportowych i ergonomicznych – podkreśla Katarzyna Ochman.
W cyklicznych spotkaniach kadry zarządzającej z pracownikami uczestniczyło każdorazowo kilkuset pracowników.
– Na wykładach notowaliśmy bardzo wysoką frekwencję: 360–380 osób, czyli dochodziliśmy do maksymalnej liczby uczestników, jaką przewidują narzędzia do spotkań online. Często chętnych było znacznie więcej i wysyłaliśmy maile do zgłaszających się pracowników z zaproszeniem na drugi termin wykładu. Również konsultacje terapeutyczne cieszyły się powodzeniem – frekwencja była na poziomie 80 proc. – wskazuje Beata Dyraga.
– Program trwa, więc nie możemy jeszcze w pełni ocenić jego efektów, jednak na bieżąco otrzymujemy informacje od pracowników, że idziemy w dobrym kierunku, o czym może świadczyć również duże zainteresowanie tą inicjatywą. Mamy też spore zainteresowanie naszymi pomysłami ze strony przedstawicieli AstraZeneca z innych krajów, którzy proszą o wskazówki, jak mogą implementować podobny program u siebie – mówi Agnieszka Bulik.
Kolejnym krokiem jest skupienie się na kadrze menedżerskiej, ponieważ firma zdaje sobie sprawę, że w edukacji wellbeingowej pracowników niezbędne jest stworzenie odpowiedniego wsparcia dla menedżerów.
– Ich rola jest wyjątkowa, gdyż nie tylko powinni zadbać o siebie, ale też o swoje zespoły. Planujemy dla nich praktyczne warsztaty i webinary. W naszej ocenie to właśnie menedżerowie są strategicznym ogniwem funkcjonowania organizacji wellbeingowej – podkreśla Katarzyna Ochman.
A jak Prodialog widzi wellbeing w nadchodzącym czasie?
– Konsekwentnie idziemy w kierunku wellbeingu hybrydowego, a sam wellbeing będzie kluczowym benefitem nowej rzeczywistości. W jej kreowaniu dużą rolę odegrają menedżerowie, dlatego już dziś zadbajmy o ich potrzeby i rozwój kompetencji – podsumowuje Beata Dyraga.
Ten materiał pt. „Dobrostan w rękach pracownika. Wellbeing online w AstraZeneca Pharma Poland” ukazał się w magazynie Personel i Zarządzanie, 7-8/2021, autor: Halina Guryn
AstraZeneca to innowacyjny koncern biofarmaceutyczny znajdujący się w czołówce największych i najbardziej innowacyjnych firm tego sektora na świecie. W AstraZeneca opracowywane są i wytwarzane nowoczesne leki pomagające zwalczać choroby stanowiące największe wyzwania współczesnej medycyny. W Polsce AstraZeneca działa od 30 lat. Zatrudnia ponad 2200 pracowników, z czego ponad 1500 osób zajmuje się kluczowymi procesami badawczo-rozwojowymi w skali światowej.
