Sense Making – o prezentowaniu inaczej | Tomasz Derewońko

Nasze życie to prezentacja – pisze trener z Prodialogu, Tomasz Derewońko 

Nasze życie to prezentacja. Siebie, produktu, rozwiązania, pomysłu… Prowadzisz prezentacje i nie potrafisz w ciągu 3 minut przekonać ludzi do swoich idei, wartości czy pomysłów? O tym w artykule naszego trenera pt. „Sense making…”.

Nie tylko umiejętności prezentacyjne są ważne.

Równie istotne jest, czy prezenter potrafi zbudować skuteczne komunikaty. Komunikaty, które będą przekonujące i które pozostaną w pamięci słuchaczy. Przede wszystkim należy rozdzielić dwie warstwy prezentacji.

Warstwa pierwsza odzwierciedla to, co mówimy.

Warstwa druga odnosi się do obszaru wsparcia wizualnego.

„Jest wiele szkół” tworzenia prezentacji w popularnych programach typu PowerPoint.

Jednak nawet najlepiej przygotowana wizualnie prezentacja nie zagwarantuje sukcesu, jeżeli mówca nie spełni oczekiwań słuchaczy. Konsekwentnie nawet brak prezentacji pozostanie niezauważony, jeżeli mówca olśni audytorium skutecznością swoich wypowiedzi.

W zależności od różnych czynników temat prezentacji wybieramy sami bądź jesteśmy proszeni o przygotowanie wystąpienia. Przygotowując się do prezentacji zastanawiamy się, co wiemy i co chcielibyśmy przekazać słuchaczom.

Najczęściej koncentrujemy się na tym, aby nasze wystąpienie zawierało jak najwięcej treści. Złudnie bowiem sądzimy, że jeśli powiemy dużo, będziemy lepiej odebrani przez słuchaczy. Przyjmujemy różne strategie pracy – rozpoczynamy gromadzić materiały, próbujemy skonstruować schemat wystąpienia, a nawet od razu przystępujemy do pracy.

W konsekwencji tworzymy obszerny materiał, który ukazuje nasz poziom kompetencji merytorycznej. Jednak najczęściej spotykamy tzw. „więźniów PowerPointa”, którzy przygotowują prezentację dodając kolejne slajdy. Efektem końcowym jest fantastyczna prezentacja. A odbiorcy? Nie słuchają. Czytają slajdy.

Choć nie zdajemy sobie z tego sprawy, w znakomitej większości przypadków nasza praca jest niewiele warta. Dzieje się tak, ponieważ zapominamy o podstawowej zasadzie.

Prezentacja nie jest dla nas, tylko dla słuchaczy

A czego oni oczekują? Cóż, to trudne pytanie.

Każde audytorium jest inne – są homogeniczne (np. eksperci w danej dziedzinie) i heterogeniczne (np. Zarząd spółki). Są audytoria liczne (np. wystąpienie w trakcie konferencji), zdarzają się też prezentacje prowadzone dla jednej osoby (np. prezentacje sprzedażowe).

Czego zatem oczekują odbiorcy naszej prezentacji?

Chcą usłyszeć to, co ich poruszy. To, co ich zaciekawi, zainspiruje, przekona. A przede wszystkim chcą usłyszeć to, co jest dla nich ważne! Chcą mieć poczucie, że czas spędzony na prezentacji nie był czasem straconym.

Z tej oto przyczyny powinniśmy, pracując nad nadchodzącą prezentacją, przede wszystkim zastanowić się nad oczekiwaniami naszego audytorium.

Spróbujmy nie koncentrować się na naszej wiedzy. Schowajmy do szuflady wszystkie materiały, którymi dysponujemy. Odsuńmy od siebie całą plątaninę myśli o tym, co chcielibyśmy powiedzieć. A teraz czas na pracę…

Zastanówmy się, jaka jest pożądana reakcja naszych słuchaczy. Racja, idealnie byłoby gdyby stwierdzili „tak, to ma sens!”. Nasze wypowiedzi będą miały sens wtedy, kiedy będą spójne, logiczne i przyciągną ich uwagę. Jak zatem wywołać ten efekt?

Przede wszystkim należy skoncentrować się nad głównymi przesłaniami

Co słuchacze mają zapamiętać? Jak zaprezentować różne treści, aby stworzyły one logiczny ciąg, który będzie łatwy do odtworzenia przez odbiorców? Prezentacja nie zawsze przenosi wyłącznie pozytywne treści. Co zrobić, żeby uczestnicy nie skoncentrowali się na aspektach „trudnych”?

Odpowiedzią na postawione pytania jest przygotowanie struktury prezentacji i komunikatów, które pozwolą prezenterowi na opowiedzenie „historii” na podstawie kilku kluczowych stwierdzeń.

Logiczną, co oznacza, że nie pozostawi wątpliwości co do intencji prezentera. Logiczną, co oznacza, że wzbudzi w audytorium poczucie pozyskania wartościowych informacji.

Komunikaty, które zwykle przekazujemy, to zdania. Czasem pojedyncze, czasem wielokrotnie złożone. Co prawda powiązane ze sobą, ale niosące wiele zbędnych treści, które zakłócają przekaz. Tymczasem najważniejsze komunikaty w prezentacji należy skonstruować w sposób prosty i usystematyzowany, który umożliwi prezenterowi budowanie na ich kanwie własnej „historii”.

Istotą tej struktury jest nadanie przekazom sensu, co w języku angielskim nazywamy „sense making”.

Już wyżej przywoływałem programy do tworzenia prezentacji. Kiedyś zdarzyło mi się, że uszkodziłem dysk w komputerze. Nie mogłem odtworzyć skrupulatnie przygotowanego materiału prezentacyjnego. Jednak dzięki temu, że moja prezentacja opierała się na prostych i spójnych stwierdzeniach, które odzwierciedlały schemat przekazu, mogłem wystąpić bez pomocy wizualnych.

Kluczowym narzędziem prezentacyjnym jest osoba prezentera

Wszystko dookoła – ekran z wyświetlonymi slajdami, flipchart, tablica – odgrywają rolę wspierającą. Cała uwaga audytorium powinna być skoncentrowana na mówcy.

Umiejętność nadania sensu wypowiadanym słowom, umiejętność przekazania treści, która przekonuje, umiejętność zbudowania właściwej argumentacji, której nie można podważyć, umiejętność poprowadzenia prezentacji, o której słuchacze nie zapomną, to sztuka, którą potrafią tylko nieliczni prezenterzy…

A oto prosty przykład wskazujący, jak ważna jest umiejętność świadomego doboru słów, czyli nadania komunikatowi odpowiedniego sensu. Wersja pierwsza: „Dlaczego muszę prowadzić tę prezentację?”. Wersja druga: „W jakim celu prowadzę tę prezentację?”. Podświadomie słowo „dlaczego” kojarzy nam się z poszukiwaniem usprawiedliwień. Tymczasem prosta zamiana słowa „dlaczego” na pytanie „w jakim celu” skieruje nasze myślenie na osiągnięcia i rozwiązania.

Wiele osób obawia się prowadzić prezentacje, nie wierzą we własne możliwości i talent, mają wrażenie, że audytorium jest im nieprzychylne, a przekonanie innych sprawia im trudność. Jednak to wciąż tylko umiejętności, można je zatem nabyć. Niezależnie od celu prezentacji, możesz ją przeprowadzić z sukcesem, o ile będziesz świadomie używał słów i budował klarowne komunikaty.

Artykuł Tomasza Derewońko pt. “Sens making – o prezentowaniu inaczej” ukazał się w serwisie Nowoczesna Firma (11/2011).